בנית תוכנית עבודה וגאנט פעילות

 

פוסט שלישי בסדרת מגדלי תוכן העוסק בבניית תוכנית עבודה וגאנט פעילות.

האמת היא, שבשעה שהתחלתי לכתוב את הפוסט הזה הוא השתרשר מסדרה של שלושה פוסטים על בניית מגדל תוכן במדיה חברתית ראשון שני . תוך כדי כתיבה ותוך כדי מחשבות הפך הפוסט השלישי לשונה במקצת. השוני מתבטא בכך שנוכחתי שבמקרה זה הוא לא צריך לשרת רק את עולם המדיה החברתית אלא להרחיב את גבולות הנושא : איך בונים תוכנית עבודה, גאנט פעילות באופן כללי. כלומר, מי שנחשף אל הפוסט ואינו משתמש בכלי המדיה החברתית יכול בהחלט לאמץ את המהות והתוכן של הנאמר לעיל ולהשליך אותו על כל תוכנית עבודה שיווקית שאותה הוא רוצה להטמיע בארגונו, ולמען האמת על כל תוכנית באשר היא.

אני מגיעה לשלב זה לאחר ניסיון רב שנים של עבודה בעולם הפרסום והשיווק. תוכניות עבודה, תכנון ציר זמן וגאנטים הם לחלוטין טבע שני שלי ולמעשה אפילו טבע ראשון. בתפקידיי השונים הוצבתי תמיד במשבצות של אסטרטגיה קריאטיב ותכנון. חלק זה חשוב מאוד בטיול שלי בחיי ולכן לקחתי ואימצתי אותו לעיסוקים שלי כיום. עבודה מסודרת שמאופיינת בתכנון מראש עוזרת לי להצליח ביישום כל המשימות שלי. כעצמאית, ניהול זמן הוא משימה לא פשוטה : המסגרת פרוצה וצריך לקבוע איך מג'נגלים אותה בהצלחה ואיך, למרות המורכבות מצליחים לבצע את הכול. אני מאמינה שהטיפים בפוסט זה מתייחסים לחלק מכם שנמצא בפוזיציית העצמאות ועם זאת יכול בד בבד לתרום המון גם למי שהוא שכיר וצריך לארגן לעצמו בתוך המסגרת הנתונה את מסגרת עבודתו האישית, באופן שיאפשר לו להתמודד עם מכלול המטלות והמשימות הפנים ארגוניות והחיצוניות.

השיקולים שצריך להדגיש בבניית גאנט פעילות ותוכנית עבודה מתחילים בראש ובראשונה מניהול נכון של השנה. דברים שבאחריותנו ודברים שקורים "מאליהם" בין אם נרצה בכך ובין אם לאו .חשוב שנתייחס למשתנים השונים המופיעים בכל שנה ותיכף נעבור עליהם וניעזר בידיעה שהשנה יוצרת לנו ממילא תרחיש שמכתיב המון פעילויות. לפני שנתחיל אני רוצה לסבר את האוזן לגבי המושג גאנט : המושג פותח על ידי הנרי גאנט בשנת 1910 תרשים גאנט הוא תרשים המשמש לתיאור פעילויות עם הקשרים ביניהן תוך ציון הזמן של כל פעילות ופעילות. עצם העובדה שאנחנו מותחים את השנה על ציר זמן ומאפיינים את כל הפעילויות עליהן אנחנו יודעים מראש עוזרת לנו לבחון כל פעילות לגופה ובמקביל לבדוק ממנה אחורנית כמה זמן בפועל ייקח לנו לבצע אותה ומהם המשתנים בדרך שאותם אנחנו צריכים לקחת בחשבון.

דבר נוסף מופלא וייחודי שאני גיליתי במשך שנות עבודתי לגבי הכלי ולגבי השיטה, הוא כי דרך השימוש בכלי הזה אנחנו יכולים לראות את התמונה המלאה של הפעילות שלנו ובכך לזהות ממשקים סינרגטיים בין פעילויות שונות. באמצעות שיטה זו אנו יכולים לייצר שיתופי פעולה, מזעור עלויות ומינוף של פעילות אחת כלפי השנייה.

בראש ובראשונה גאנט צריך לכלול את כל חודשי השנה, את כל החגים העבריים והאזרחיים. אם קהל היעד שלכם לדוגמא קשור ברמה כזו או אחרת לבתי ספר או אוניברסיטאות חשוב לכלול בתוכו גם את המועדים השונים הקשורים למערכות חינוך או אקדמיה כולל חופשות סמסטר, תחילת שנת לימודים, זמני קבלה ועוד. חופשות וחגים יוצרים פיק מסוים שבו רוב מחלקות השיווק משתמשות כפיק מכירתי. גם עולם התוכן יכול להכפיף את עצמו למועדים בהם ניתן "לקשט" ולצבוע את התוכן בצבעי הפיק. כדאי לקחת בחשבון שחופשות וחגים הם גם מועד מצוין מטבעו : יותר פנוי ויותר קשוב מבחינת קהלי היעד שאליהם אתם מכוונים. שימוש בטיימינג מסוג זה יבטיח לכם חיזוק קשרי לקוח והבאת לקוחות חדשים.

בתוך תוכנית הפעילות שלכם עליכם לכלול את כל אותם המועדים הפנימיים של הארגון עליהם אתם יודעים ולהיערך מלכתחילה : כנסים, אירועים, קמפיינים, פתיחות של תערוכות,גלריות, קורסים,סוף עונה ותחילת עונה והרשימה ארוכה ובאופן כללי צריכה להבנות על פי צרכים אישיים תפור על פי מידה. בקיצור כל אותם ממשקי הזמן בהם אתם יודעים מראש לשרטט תחזית שבה תחול אקטיביזציה מוגדרת. ברגע שיש לכם תמונת מצב ברורה על הדברים המתוכננים בשנה תוכלו להתחיל לפעול בתכנון רב שכבתי.

לכאן נכנס הראש הקראיטבי שלכם, אתם צריכים להסתכל במבט מפוכח על ההתרחשות ולדוג ממנה עולמות תוכן מעניינים שעליהם ניתן לדבר, כמו כן כאן זה המקום להתחיל לפרוס באורך רוח את כל אותם הרעיונות המדליקים שעלו בדמיונכם ולבדוק האם יש בהם ישימות. תוכנית העבודה תדגים לכם הלכה למעשה מה קורה בכל חודש ובכל שבוע, מידת הרזולוציה אליה תרדו תעזור לכם לקבוע מה באמת ניתן לביצוע ועשייה בפועל ומה צריך להישאר ברמת הפנטזיה או "לעבור דירה" למועד אחר.

זכרו : כל פעילות שלכם יכולה להוליד עולם שלם של תוכן. ככל שתתמקדו ותזכרו את כל הפעילויות לאורך השנה תוכלו להמשיק תכנים שאותם תכננתם לפיקים נכונים. כמו שאמרנו, וזה עקרוני דיוק בפניה לקהלי יעד בטיימינג הנכון מאפשר לכם למקסם את תוצאת המאמצים שלכם.

חשבו מחוץ לקופסא. עולם התוכן במדיה החברתית, שנעשה מתוך תכנון מאפשר לכם גם לחשוב Out of the box, אני מכוונת לכך שבשעה שתבחינו על ציר השנה בהתרחשות שזהה לכולם תוכלו לפתוח את הראש ולהזרים מנת קריאטיביות הולמת. המומנטום יכול לקבל ביטוי בכך שתקדימו את כולם בנושא מסוים. הדבר יכול עוד לקבל ביטוי מקורי בכך שהתוכן שלכם יתייחס לחגים דווקא לאחר החגים (כגון לקחים והתרשמויות בעלות עניין). כל שינוי ותזוזה ממה שאנחנו רגילים לראות ולספוג מתוך סך כל האינפורמציה יכול לעורר עניין ולייצר בידול ברמת שיווק התוכן שלנו.

למשל, הנושא שבחרנו היה בניית מגדל תוכן לחברת נדל"ן שעוסקת בשיווק מתחמי מגורים בקונספט של איכות סביבה. החברה צריכה לייצר תוכנית עבודה קרי : גאנט פעילות. בעולם הנדל"ן כדאי לחלק את השנה לחודשי השנה הראשונים (אלה יהיו תמיד פחות אפקטיביים), אמצע השנה וסוף השנה. כמו כן, כדאי לסמן את החגים וכאן ראוי להבליט חגים אזרחיים וחגים עבריים שכן יש משמעות לקהלי יעד שונים.

היות שהחברה מיתגה את עצמה בצבעים ירוקים ואיכות סביבה יוצא שהחגים אשר יהיו משמעותיים עבורה יהיו בעיקר שבועות וסוכות. כמו כן, היא יכולה "להלביש" פעילות על ימי איכות סביבה מוכרזים וידועים בארץ ובעולם וליצר מומנטום בעקבות תרחישים כלליים שמתקיימים סביב העולם הירוק. מגדל התוכן שלי מדבר על צרכנות של נדל"ן מנקודת מבט ירוקה. אני יכולה להחליט למשל לצבוע את חודשי השנה האמצעיים, הפיק המרכזי של המכירות בצבע ירוק ולהחליט על סדרת כתבות סביב הנושא כאשר כל כולו מוטה כבילד אפ לקראת יום איכות הסביבה העולמי. לקראת הפיק הזה אני יכולה לארגן הרצאות אורח בבלוג, ראיונות עם אנשים מחו"ל או אפילו כנס וירטואלי שיתקיים סביב הנושא במתחם. העובדה שאני מתכננת פעילות כה גדולה מראש, מאפשרת לי לעבוד בכמה ערוצים שימקסמו את המהלך ויגרמו לו לזנק קדימה. הפעילות נעה במקביל הן ברמת השיווק המקדים והן ברמת תכנון התכנים וניהולם מול כל הגורמים השותפים.

מגדל תוכן הוא מגדל מתוכנן אבל בשונה מבניין ארכיטקטוני אמיתי פה מותר ואף מומלץ להזיז קירות, צנרת ועיצוב וזאת על בסיס קבוע. אנחנו נמצאים בתחום של רעיונאות, תוכן ויזמות. אם משהו "לא הולך" או אם עולה בדעתנו משהו חדש תוך כדי תנועה, אין בעיה לשנות פעילות אף על בסיס קבוע.  אני קוראת לזה מתודולוגיית התחדשות תוך כדי תנועה. זכרו, לתכנן זה טוב כל עוד הדבר מאפשר לנו להיות בשמונים אחוז מסודרים, אבל צריך לחלוק כבוד גם לעשרים אחוז "האינדיאנים" … זו מציאות חדשה, מציאות תקשורת בטא ואנחנו צריכים לאפשר לה לחיות ולנשום. אם אמנם ניתן לה את האוויר הראוי ואת הבמה, נבטיח בידול ונראות שונה אשר תמקסם לנו את תוצאות העבודה שלנו ותתגמל על כל השקעה.

מקווה שהסדרה האחרונה תרמה והולידה תובנות מועילות שמאפשרות לכם לשכלל את ארגז הכלים שלכם. הפוסט הבא יעסוק בנושא חשוב ביותר בעיני : ניהול התגובות במדיה החברתית. כללי עשה ולא תעשה. מעין מילון הדרכה והתייעלות לכל מי שמעוניין לנצל את השיווק השיחתי ולהפיק ממנו תוצאות איכותיות ובעלות משמעות לאורך זמן.

אשמח לקבל ממכם תגובות ושאלות נוספות.

About author View all posts

urianzohar

אני- זהר אוריין, יועצת בתחום של חדשנות באמצעות דיגיטל וטכנולוגיות
השירותים שלי : ייעוץ אסטרטגי לחברות ומותגים גדולים
בניית אסטרטגיה של חדשנות דיגיטלית
יצירת קונספטים למוצרים ולשירותים דיגיטליים
חקר הטרנדים המובילים ושימוש במקרי בוחן מרחבי העולם

24 CommentsLeave a comment

  • תודה על שיעור שלושששש! למדתי ארכיטקטורת מגדלים! אני הולכת לבנות מגדל תוכן, אחר כך מגדל מכל הספרים שיש לי בבית, אחר כך מגדל מכל הבגדים בארון, אחר כך מגדל מכל כוסות הזכוכית. כך אתהלך בין מגדלי תוכן ביתיים עם שמחה פנימית על המקוריות והתעוזה. סליחה, בגלל שאני בחופש היום אז לקחתי את זה לכוון אחר לגמרי. אין כמוך!

  • הי נדב .להפתיע זה טוב ואני מקווה שמעבר לאלמנט ההפתעה יש גם "תיק של איזון" שבא יחד . הרעיון של סדרת הפוסטים האחרונה בא ממקום של הסברה . ארגז כלים למשתמש כדי שכל מי שרוצה לשוט בעולם הזה יוכל לעשות זאת גם בעצמו או שלפחות ידע מה הן הדרכים ומה צריך לעשות / לדרוש ממי שעובד על בנית תוכנית תוכן .

  • הי רני תודה , אני מכירה את זה וגם חלופות . העניין הוא שאני חושבת שזה לא יהיה נכון , הורי שניהם כותבים ספרים ואני מכירה את התחום היטב , מאוד קשה לכסות את ההוצאה שלא נדבר על להרוויח . והם שניהם כותבים מוכשרים מאוד . אני מאמינה במוצרי רשת שניתנים להפצה בחינם הרווח שלי מכתיבת הספר יהיה רווח גדול מאוד ואני מאמינה שמסמך כזה שירוץ ברשת ישרת אותי גם שיווקית וגם מיתוגית . כמו כן עצם כתיבת המסמך גורם לי לשבת ללמוד . לשרטט מפת מתודלוגיה מדויקת וכטיפ מהצד אני גם נהנת מאוד .

  • מיקוד זה חשוב מאוד . הפוסט הבא ידבר על נקודה חשובה בעיני בכל אופן מאוד . הדרך בה אנחנו משתלבים בשיחה ואיך אנחנו יכולים למנף דרך התגובות שלנו את טביעת הרגל שלנו ברשת .
    שבת שלום .

  • מגדל שלישי. אבן דרך לשכונה שלמה. מפליאה בידע ותובנות. כרגיל זהר את מצליחה להציג נושאים כבדים ברוח הכי פרקטית ואפקטיבית ובדרך מעניינת וקולחת. ללוות, לצפות, ללמוד ולברך שהכרתי אותך. שאפו !

  • איל יקירי אין ספק שהטיול המשותף שלנו ברשת "צובע" לי את ההתנהלות בצבעים נוספים .

    יש פה מגדל חדש מגדל של יחסים …

    זו הרמה להנחתה והקדמה איכותית לפוסט הבא שלי שמדבר על הניצול לטובה של זירת השיחה ואיך מתנהלים במדיה השיחתית. בתגובות, בטוקבקים בטוויטר ובסטטוס שלנו בפייסבוק –

    הדוגמא של הטיול המשותף שלנו ושל הדיאלוג ממחישה זאת בצורה הטובה ביותר בעיני …

  • תארת את התהליך בצורה נהדרת.
    אני בעוונותי גם בניתי תכנות לתכנון פויקטים, גם לימדתי את הנושא וגם התפרנסתי מזה בתקופה מסוימת. הדבר הקריטי היה תמיד אומדן – או תחזית – משך כל פעולה בפרויקט המתוכנן. אפילו הגענו, אני ושותפי לנושא, פרופ' ערמון ז"ל, לבנות תוכנה שתיקח בחשבון באופן סטטיסטי את אי הדיוק באומדנים. בקשנו מהמשתמשים בתכנה להעריך מינימום ומכסימום משך כל פעולה, הנחנו מודל פילוג מסוים והגענו לתוצאות לא רעות. אבל תמיד זאת המכשלה הגדולה ביותר – אי דיוק באמדן משך הזמן של ה"מקלות" בגנט.

  • הי דני אתה צודק . קשה מאוד לשלוט בשנה גם כשאנחנו משרטטים אותה . לדעתי אחת הבעיות העיקריות בהן אנחנו נופלים היא ההרגשה שאם הכנו גאנט ותוכנית עבודה הן תרוצנה לבד ..

    בפועל זה לא קורה וצריך לדעת להטמיע את התוכנית בצורה כזו שאנשי החברה והארגון גם ישתמשו בכלי ולא רק יתלו אותו על הקיר לקישוט . מדובר בתרבות שונה משלנו .

    אין בתרבות התכנון את מהרגע להרגע ולדחות את הכל . אנחנו צריכים ללמוד מהאמריקאים ואולי גם הם צריכים ללמוד קצת מאיתנו . המיקס של השניים הסדור והאינדיאני מייצר את הקסם ואת החיות האמיתית .

  • פוסט מעניין עם טיפים שרלבנטיים לא רק לעולם העסקי אלא גם לכל מי שעוסק בכתיבה ברשת.

    אני כבר סקרן לקרוא את הפוסט העוסק בניהול תגובות במדיה חברתית.

  • אם כבר הבעת סקרנות אני רק אוסיף ואומר שזה אחד הפוסטים המרתקים ביותר לכתיבה . אני ממש עושה מחקר ובודקת איך אנשים עונים אחד לשני , מה הם אומרים . האם הם חושבים בחוכמה על התגובה שלהם והאם הם חושבים בכלל … פוסט מרתק ומחקר מרתק .

  • […]  תוכנית עבודה | גאנט פרטי | ידוע שלקראת כל שנה חדשה  אנחנו מתיישבים להכין גאנט גדול ורחב  של הפעילויות שלנו, וידוע באותה מידה שמרגע הצגתו להנהלת הארגון הוא עובר “לגור” למטה למטה במגרה כמה שיותר רחוק מהעין. לטעמי, רוב האנשים העוסקים בכך לא למדו את עוצמתו של הגאנט, ואי לזאת ראוי לצאת לטיול הזה באופן פרטי ולתכנן לעצמנו גאנט קטן של הפעילויות שלנו. בתוכָן יש לכלול גם את הפעילויות השונות שלנו בתחום התוכן, הקריאה, הכתיבה, מתחמים שאנחנו רוצים להזכיר לעצמנו לקרוא בעתיד. היומית שלנו מורכבת מהמון פרטים קטנים, ועל כן תזכורת של הפרטים השונים בצורת תוכנית עבודה קטנה, גאנט פעילות מאפשרים לנו לקלוט את היקף המטלות שלנו ובאופן טבעי הופך אותן לישימות יותר , למעשיות ולנגישות יותר. תכנון הפוסטים שלי בבלוג נפרס תמיד על גאנט הפעילות הכללי שלי, כך שאני רואה מתי אני צריכה לכתוב מה. עצם העובדה שיש לי תכנון כזה מאפשרת לי להתנהל במחשבה רגועה ומתוך הביטחון ששום דבר לא מתפספס. שימו לב לעוצמה הרבה שמתגלה באורח חיים מסוג זה לגבי איכותו של הגאנט, שכן ברגע שאנחנו לומדים לעבוד מנקודת מוצא מאורגנת במסגרת המעגל הפרטי, נדע גם לתכנן את התמונה הגדולה של היקף העבודה הרחב אליו אנחנו נחשפים. ודבר נוסף שהוא ממש עקרוני בחשיבותו :  הגאנט מהווה מקור ייחודי לזיהוי ממשקים סינרגטיים בין כלל הפעילויות . כך נדע לייצר מכפילי כוח בין פעילויות שונות החופפות אחת לשנייה במומנט מסוים ולא נְאַבֵּד חלונות הזדמנות בעלי משמעות לענייננו | […]

  • היי זוהר, הגעתי לפוסט הזה היום. אני משערת שאת כבר יודעת עד כמה אני מעריכה ואוהבת את הכתיבה והחשיבה שלך. יש שם תמיד מימד של ביזנס שאני מאוד מתחברת אליו. זו גם ההזדמנות להגיד שכמעט תמיד אני קוראת פוסטים שלך ואת גורמת לי לחשוב. תודה, לי.

כתיבת תגובה

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Follow

Follow this blog

Get every new post delivered right to your inbox.

Email address